O prazo para guarda de documentos é um assunto que nos aborrece. A vontade é de jogar logo tudo fora.
Dar um basta nesse monte de papéis e documentos que só ocupam espaço.
Na verdade, existem algumas obrigações legais sobre arquivamento de documentos fiscais e trabalhistas.
Então antes de começar a faxina, veja o prazo para guardar documentos para sua empresa não enfrentar nenhum problema. Escolha um dos capítulos:
- Prazo para Guarda de Documentos Fiscais
- Prazo para Guarda de Documentos Trabalhistas
- Armazenamento Profissional de Documentos Empresariais
- Conheça o Serviço de Guarda de Documentos
Prazo para Guarda de Documentos Fiscais
Os artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional (CTN) determinam que o período de guarda dos documentos tributários está relacionado com o prazo de decadência e prescrição.
Nesses casos o Fisco tem cinco anos para constituir o crédito tributário por meio da notificação de lançamento ou do auto de infração, e cinco anos para prescrição para cobrar judicialmente o tributo devido.
Caso algum algum órgão responsável solicite um documento dentro desse prazo e ele não for apresentado, você corre o risco de pagar novamente por esses registros, além de uma multa de 20% sobre esse valor.
Confira a lista dos principais prazos para guarda de documentos fiscais:
Documento | Prazo |
Notas Fiscais | 5 anos |
Imposto de Renda | 5 anos |
Recibos | 5 anos |
Livros Fiscais e Contábeis | 5 anos |
Simples Nacional | 5 anos |
PIS | 5 anos |
COFINS | 5 anos |
CSLL | 5 anos |
ICMS | 5 anos |
DASN | 5 anos |
DIRF | 5 anos |
DIPJ, DCFT e DACON | 5 anos |
GIA | 5 anos |
Declaração de Ajuste Anual – IRPF | 5 anos |
Prazo para Guarda de Documentos Trabalhistas
O artigo 7 da Constituição Federal e o artigo 11 da CLT explicita que os documentos trabalhistas devem ser guardados por cinco anos para trabalhadores rurais e urbanos, até o limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho.
As contribuições previdenciárias, de acordo com o artigo 225, parágrafos 5º e 22, do Decreto n.º 3.048/1999, precisam ficar à disposição do Fisco durante o período de 10 anos para fins comprobatórios das obrigações legais, inclusive o os documentos digitais dos sistema eletrônico de dados trabalhistas e previdenciários.
Já sobre o FGTS, a lei n.º 8.036/1990 determina o prazo de 30 anos para a guarda desse documento.
Confira a lista dos principais prazos para guarda de documentos trabalhistas:
Documento | Prazo |
FGTS | 30 anos |
GFIP – Guia Recolhimento FGTS | 30 anos |
GRFC – Guia Recolhimento RECISÓRIO | 30 anos |
GPS – Contribuição Previdenciária | 10 anos |
Contribuição Sindical – GRCSU | 5 anos |
Recibos de Pagamento (Salário, Férias, 13º e controle de ponto) | 5 anos |
Termo de Recisão, Pedido de Demissão e Aviso prévio | 2 anos |
Folha de Pagamento | 10 anos |
Sistema eletrônico de dados trabalhistas e previdenciários | 10 anos |
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados | 5 anos |
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais | 5 anos |
Armazenamento Profissional de Documentos Empresariais
Cuidar de tantos documentos pode ser bem estressante.
Além de tirar seu tempo, todos esses papéis acabam ocupando um espaço maior do que você estava planejando.
Sem contar que encontrar esses documentos depois dá um trabalhão. Se for urgente então…
Para resolver isso, vale a pena considerar contratar um serviço de gerenciamento de dados e documentos profissional.
Pondere alguns benefícios:
- Documentos armazenados em segurança
- Papéis digitalizados e transformados em dados para serem acessados por computador
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- Economiza de tempo de trabalho dos funcionários
- Maior agilidade processual
Se você levar em conta quanto recurso pode ser desperdiçado para lidar com esses documentos internamente, terceirizar soa como uma boa ideia. Contar com esse serviço libera sua equipe para dar atenção a outras áreas de maior prioridade.
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Conheça o Serviço de Guarda de Documentos
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Vamos apresentar agora as etapas deste trabalho.
O primeiro passo é o mais natural deles. Os documentos são transferidos para nosso espaço onde são armazenados em segurança.
Nós sabemos que esses documentos na maioria das vezes são procurados apenas para levantar algumas informações. Por esse motivo a PRTi Digital também conta com um sistema de digitalização avançado, que captura informações dos documentos e as armazena em um banco de dados em nuvem de maneira estruturada.
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